La trasformazione digitale del Consolato Generale del Perú a Roma: un passo fondamentale verso l’E-Government applicato agli Affari Esteri e Relazioni Internazionali.
In quest’ultimo anno, il Consolato Generale del Perú a Roma è diventato l’ufficio consolare più efficiente al Mondo grazie ai nuovi processi interni ed all’uso di un innovativo sistema di gestione interno: ESISCON, il “Sistema Consolare Elettronico”.
ESISCON
ESISCON è un “cloud software”, un sistema di gestione sulla nuvola, ideato, pianificato e sviluppato dall'omonima software house in partnership con DXNAMI. Il progetto è stato realizzato grazie alla preziosa collaborazione di tutto l’ufficio consolare, specialmente del Console Generale, il Ministro José Antonio García Torres.
Gli obiettivi
ESISCON nasce per affiancare i consolati e la pubblica amministrazione all’estero in generale, verso la digitalizzazione dei processi di gestione interni, avendo come obiettivo finale la soddisfazione del cittadino quando effettua un tramite consolare.
Tutti i residenti all’estero sanno quanto effettuare un tramite consolare possa diventare una esperienza negativa. I motivi sono diversi, tra questi possiamo trovare:
- Fondi non sufficienti al carico di lavoro dei consolati;
- Assenza di soluzioni che facilitino la interoperabilità con le altre istituzioni governative;
- Assenza di interconnessione tra gli strumenti utili per svolgere il lavoro consolare;
- Difficoltà nel offrire il servizio al cittadino residente lontano dalla città;
Le soluzioni
ESISCON ha la soluzione a queste problematiche riportate in precedenza. A Roma, grazie all’implementazione del sistema ed alla riorganizzazione della metodologia di lavoro, si sono raggiunti i seguenti risultati:
- Ottimizzazione del sistema di gestione delle file, raggiungendo una forte riduzione de tempo di attesa del cittadino nell’effettuare un tramite;
- Ottimizzazione del tempo di esecuzione di un tramite da parte del funzionario grazie all’uso di un sistema unico di gestione;
- Automatizzazione della contabilità generale raggiungendo un’importante riduzione di tempo e risorse dedicate a questo lavoro: da 8 giorni a 3 minuti;
- Automatizzazione del processo di creazione ed inizio di rapporti raggiungendo una forte riduzione di tempo dedicato questo lavoro.
- Ottimizzazione del lavoro da remoto durante i “Consolati Itineranti”.